Formation Services à la Personne IA Smart

Objectifs

• Comprendre comment l’IA générative transforme les services à la personne : coordination, qualité, RH, relation bénéficiaires/familles et pilotage
• Apprendre à utiliser ChatGPT et des assistants IA pour accélérer l’administratif : transmissions, comptes rendus, plannings (aide à la structuration), procédures, supports internes
• Renforcer la communication : messages aux familles, notes internes, réponses aux demandes, documents “clairs et rassurants”
• Optimiser l’organisation : checklists, trames d’intervention, gestion des imprévus, amélioration continue
• Mettre en place des bonnes pratiques : RGPD, données sensibles, prévention des erreurs, validation humaine et charte d’usage

Profil des apprenants

• Dirigeants, responsables de secteur, responsables d’agence
• Coordinateurs, planificateurs, encadrants
• Assistants administratifs, qualité, RH
• Intervenants (auxiliaires de vie, aides à domicile) selon l’organisation et les objectifs
• Toute personne souhaitant intégrer l’IA de façon pragmatique et sécurisée

Points marquants

• Un parcours en 3 jours (21h) : prise en main, production de livrables, puis standardisation (templates + assistants)
• Une “boîte à prompts” SAP : transmissions, compte-rendu, fiches intervention, procédures, messages familles, onboarding
• Un focus sécurité : anonymisation, choix d’outils, check-list qualité et posture éthique

Contenus

Brique de compétences jour 1 : Écrits professionnels et coordination (terrain & administratif)

Introduction à la formation

• • Objectifs, déroulement, règles de sécurité (données bénéficiaires, RGPD, anonymisation)
  • Comprendre l’IA générative : ce qu’elle sait faire / ne sait pas faire, risques d’erreurs
  • Panorama des usages en SAP : coordination, qualité, RH, communication

Écriture professionnelle augmentée : gagner du temps sans perdre la qualité

• • Rédiger plus vite : transmissions, notes, comptes rendus, procédures, e-mails
  • Structurer : trames, tableaux, checklists, reformulation “claire et actionnable”
  • Adapter le ton : professionnel, empathique, “compréhensible famille”, “compréhensible équipe”

Coordination et continuité de service

• • Préparer et animer une réunion : ordre du jour, CR, suivi des actions
  • Créer des modèles : fiches intervention, fiches incidents, fiches liaison
  • Transformer des notes terrain en documents exploitables (avec contrôle humain)

Cas d’usage services à la personne :

• Transmissions : modèle de transmission structurée + synthèse hebdomadaire (données anonymisées)
• Coordination : CR de réunion + plan d’actions (responsables/échéances) + relances
• Qualité : canevas de procédure “gestion d’imprévu/incident” + check-list de conformité

Brique de compétences jour 2 : Relation bénéficiaires/familles, qualité et supports

Communication avec les familles et bénéficiaires

• • Rédiger des messages sensibles : changement d’intervenant, retards, incidents, informations pratiques
  • Transformer un message technique en version “claire et rassurante”
  • Préparer des entretiens : trames, questions, compte rendu

Qualité & amélioration continue

• • Structurer un plan d’action qualité : priorités, indicateurs, calendrier
  • Créer des documents : checklists, audits internes, fiches réflexes, affichages
  • Analyser retours/insatisfactions : synthèse irritants + actions correctives

Supports d’équipe et formation interne

• • Onboarding : parcours d’intégration, scripts, procédures, quiz
  • Fiches réflexes : bonnes pratiques, sécurité, gestes/attitudes (selon périmètre)
  • Standardiser la documentation : cohérence multi-agences/secteurs

Cas d’usage services à la personne :

• Familles : 3 versions d’un message (court/détaillé/empathique) + FAQ associée
• Qualité : synthèse “top irritants” + plan d’actions 30 jours + indicateurs
• Onboarding : kit “nouvel intervenant” (procédures + checklists + quiz)

Brique de compétences jour 3 : Industrialisation (assistants, standardisation, automatisations simples)

Créer une bibliothèque de templates SAP

• • Bibliothèque : transmissions, fiches intervention, procédures, messages types, CR
  • Protocoles : incident, absence, remplacement, escalade, satisfaction
  • Charte d’usage IA : règles, validation, responsabilités, traçabilité

Assistants IA par usage

• • Assistant “Coordination” (CR, plans d’actions, synthèses, relances)
  • Assistant “Qualité” (procédures, audits, checklists, plan d’amélioration)
  • Assistant “Communication familles” (messages, FAQ, documents clairs)

Automatisation légère (selon contexte)

• • Workflows simples : génération de documents, classement, synthèses, relances
  • Relier : demande → trame → document → check-list → suivi
  • Pilotage : reporting hebdo (faits marquants, risques, priorités, actions)

Cas d’usage services à la personne :

• Gouvernance : charte IA + protocole d’anonymisation + grille de validation “anti-erreurs”
• Productivité : pipeline “intervention → transmission → synthèse → action” en templates
• Pilotage : synthèse mensuelle qualité (satisfaction, incidents, actions, apprentissages)

Moyens pédagogiques

• Formation animée par un formateur expert en IA appliquée, en présentiel (dans vos locaux) ou à distance
• Exercices guidés, cas concrets et templates réutilisables (prompts, trames, check-lists)
• Atelier “mise en situation” sur vos documents (anonymisés) et vos scénarios terrain
• Digital Learning (en option selon la formule choisie)

Moyens techniques

• Pour les formations à distance : visioconférence Teams
• Pour les formations en présentiel : salle équipée, connexion internet, poste par apprenant si possible
• Recommandation : utiliser des données fictives/anonymisées et définir un cadre RGPD

Modalités d’évaluation

• Questionnaire de positionnement en amont
• Évaluation continue via cas pratiques : production de livrables (trames, CR, procédures, messages)
• Questionnaire de fin de formation + plan d’actions “30 jours” (déploiement dans l’équipe)
• Questionnaire de satisfaction et attestation de formation